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Digitalizzare i documenti per migliorare l’organizzazione del viaggio

da Redazione
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Quanti sono i documenti che ormai siamo costretti a portarci appresso anche per il più banale dei viaggi? Tanti? Troppi! I biglietti, le carte d’imbarco, l’assicurazione di viaggio, la prenotazione dell’hotel, del transfer o dell’automobile che abbiamo noleggiato; ma anche le prenotazioni per visitare i musei o i luoghi d’arte. O ancora i documenti personali, dalla carta d’identità alla patente. E in tempi di Covid, anche il green pass o qualche certificazione che sicuramente verrà imposta ora che le maglie del Green pass si sono allentate. Sono tantissimi sono i documenti necessari quando partiamo per un viaggio, e se viaggiamo con la famiglia si moltiplicano per il coefficiente dato dal numero dei componenti! L’adrenalina prima della partenza può poi giocare brutti scherzi e qualche documento può restare a casa, dimenticato. Per godersi la vacanza, evitare sorprese e non rischiare è quindi opportuno organizzarsi. Per questo c’è Kipy, l’applicazione di digitalizzazione documentale che permette di salvare biglietti e documenti in modo veloce e pratico direttamente dallo smartphone, uno strumento che abbiamo sempre in tasca o in borsa. Per alcuni di questi, ad esempio l’assicurazione, i documenti anagrafici e sanitari, l’app prevede un sistema di notifica delle scadenze così da non rischiare di avere problemi a pochi giorni dalla partenza.

Come funziona l’algoritmo di Kipy?
“Kipy integra strumenti di sicurezza e intelligenza artificiale nascondendoli dietro ad un’interfaccia decisamente pop per proporsi quale facilitatore burocratico o, a seconda delle necessità, assistente personale e archivio digitale. Una volta caricato il documento cartaceo o digitale, un sistema OCR estrae le informazioni salienti, lo riconosce e lo classifica” spiegano le due creatrici dell’app, Maria Vittoria e Ludovica Lupi, sorelle imprenditrici under 30.

Il sistema di archiviazione digitale è organizzato in nove categorie specifiche per le quali l’algoritmo è in grado di identificare automaticamente le tipologie di documenti che si andranno a caricare. Il riconoscimento automatico è un aspetto fondamentale di questa tecnologia, poiché consente di estrapolare i dati principali del documento evitando che l’utente debba inserirli manualmente.

L’automazione è importante anche nel sistema di promemoria delle scadenze. Kipy, infatti, memorizza le date di scadenza dei documenti e le comunica, in tempo utile, all’utente attraverso notifiche mail o push. In caso di necessità, è possibile condividere i file in sicurezza, sia via app con un altro utente Kipy, sia con un link temporizzato per chi ancora non l’avesse scaricata, evitando così l’utilizzo di altri sistemi di messaggistica istantanea meno sicuri. Kipy tiene traccia di tutte le attività effettuate su ogni documento così da garantirne il pieno controllo.

I vantaggi di Kipy
Usare Kipy è molto semplice: una volta scaricata l’app, bisogna fotografare i documenti cartacei o caricare le versioni digitali che, se rientrano in una delle categorie presenti, saranno facilmente archiviabili dal sistema digitale in automatico. I documenti utili al viaggio non inclusi nelle categorie preimpostate possono, invece, essere inseriti nella cartella “altro” e personalizzati con TAG di ricerca, vere e proprie etichette attraverso cui è possibile affinare la catalogazione di documenti utili per il medesimo scopo.
Per i documenti che rientrano nelle nove categorie l’app prevede la notifica della scadenza. Tra questi: carte d’identità, passaporto, patente, assicurazione o tessera sanitaria. Caricarli per tempo nell’applicazione, consente di ricevere un alert qualora siano in scadenza proprio il giorno della partenza o del ritorno dalla vacanza.

L’app, gratuita e attualmente studiata per Apple, sarà disponibile per Android quest’estate. Nata a ottobre 2021, nel corso dei mesi ha implementato diverse funzioni tra cui la condivisione multipla, la possibilità di inserire un watermark prima di condividere un documento o l’aggiunta di un pin personale per proteggere ulteriormente i propri file. Nuove funzioni verranno integrate prossimamente; la versione base, che consentirà di svolgere le operazioni di digitalizzazione base, resterà gratuita per sempre mentre chi desidera sfruttare le diverse potenzialità messe a disposizione dell’App, dal 2023, potrà sottoscrivere un abbonamento.

Per fare il download dell’app: https://apps.apple.com/us/app/kipy-keep-your-docs-id-easy/id1557253010

L’azienda
Aida è una startup fondata da Maria Vittoria e Ludovica Lupi, classe ‘92 e ‘97, che ne sono anche le proprietarie, nata a fine 2019 con l’obiettivo di creare soluzioni digitali per semplificare la vita delle persone. Il primo progetto sviluppato è Kipy, ideato a fine 2020, è stato finanziato e promosso da Microdata Group, azienda leader del settore in Italia da 30 anni nella gestione documentale e nel back office bancario e assicurativo. L’app attualmente è disponibile solo su App Store con l’obiettivo di validare l’interesse di mercato lanciandola successivamente anche su piattaforma Android.

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